新員工培訓課程不一定會講到“任務管理”，但是你每天或多或少都要爲它動動腦筋。
拖着還沒睡醒的腦袋去上班，路上要想的或許不止是早上吃點什麼、喝杯拿鐵還是卡布奇諾；昨天訂好的會議裏自己要說點什麼；中午前給老闆寫郵件彙報進度；下午去見客戶，主要談哪個項目；給某個過生日的同事準備禮物；晚上參加同學聚會別遲到……
面對不一樣的“To-DoList”，在列完清單之後按照重要和緊急程度對優先級別進行排列、計算執行時間，保證任務完成並給自己留有餘地。
這是每個人的必修課。
當工作和生活這兩個抽象的詞被具體到一件件事情上來時，重要如做職業規劃，瑣碎如去幹洗店都會出現在任務清單上，怎麼完成這些任務直接關係到你對自己工作任務的把握和對生活的安排，甚至能直接反映出你的執行力。
就如何進行任務管理和對待自己的“To-DoList”，《第一財經週刊（微博）》邀請了26位公司人蔘與了一個“如何進行任務管理”的小規模調查。
這些職業分佈在總裁祕書、工程師、網站編輯、審計師、大學教師的人當中不乏典型的行動派，也就是每天定時定點給自己的任務清單列好事項並規定完成時間（對拖延或無法完成的情況還有懲罰措施），可見他們就有雷厲風行的特點。
而把所有事情都具體到一個個條目，也許一件事情裏的每個步驟都要精確計算花費的時間和成本，但可能還是會有“覺得不夠系統化”的煩惱。熱衷於做任務清單，每天都更新，但是上面總有幾條一直被標記着“未完成”，拖延症在很多人身上都有所體現。
另外還有人每天在腦子裏把要做的事情想上十幾遍並自動排序，完全不需要形式上的“To-DoList”……不同行業，不同的工作習慣，經驗值也各自不同，而且還有一些性格差別的因素。
制定任務清單最原始的方式現在仍然適用。大部分受訪者都還保留着隨身攜帶記事本，遇到事情記下來的習慣。
但是記事本也會帶來苦惱，首先是即便寫下來、不定期檢查也還是會忘記。如果你有好幾個做清單的記事本，很可能事情會一團亂。還有每天用筆寫清單並排序，其本身就可以作爲任務清單的第一條，因爲它也消耗時間。
現在有不少軟件可以解決用記事本帶來的麻煩。GoogleCalendar這個根據每天的時間制定內容的軟件是大多數人的選擇，特別是在團隊合作需要彼此知會時間的情況下。手機上的時間管理軟件也不少，簡單的有把記事本搬到手機上的Word或Excel表格，複雜的有根據時間管理原則設計的App，有一些軟件就完全契合了那些對任何事物都以“美貌至上”爲原則的人的心理。
使用軟件來管理任務越來越普遍，但它究竟是幫助你更好地管理時間，還是讓你在任務管理方面精力分散？很少有人只用過一個軟件，相比制定任務清單，往往會把更多的精力放在查看在不同終端上的軟件裏寫過什麼，和紙質的筆記本上有哪些重疊之處，再把它們組合在一起。
對於公司人來說要考慮的問題可能還有，是不是應該把工作和生活的內容分開；最好找一個能實現雲存儲跨終端的軟件，否則在電腦上記下來的東西無法在手機上查看；總是被臨時增加的事情干擾怎麼辦；忙起來即使在任務清單上寫兩行字都覺得煩啊……
當然，每個人的情況不同，習慣也不一樣，這裏要說的只是一些基本準則，至於如何操作，還是由你自己來把握。
A
你對任務清單的依賴有多大？
“To-DoList依賴症”雖然是少數派，但大多數人身邊都會有一兩個list工具來幫助他們掌控自己的效率。在接受訪問的26位公司人中，只有1位表示自己從來不用任務清單（對，他只用腦袋記）。其餘的25人中，14位公司人每天甚至隨時都要更新一下自己的List，另外還有3個人會每週定期更新List.
助理審計師沈梓振會隨時更新他的任務清單，但不見得所有的事情都要列上去。比如他用來寫清單的隨身本上會寫下“給20個客戶打電話”這樣的條目，但不會詳細寫跟誰、什麼時候聯絡、什麼事，這些細化的任務就交給客戶聯繫單來具體處理了。在他看來，任務清單是自己工作的嚮導。
公司人對任務清單的依賴程度往往取決於他們工作任務的複雜程度，但清單最終只是用來安排時間並起到提醒作用的。不抓緊時間投入到工作中，卻一直盯着單子看，上面的條目是不會自動減少的。
B
你爲不能系統化而煩惱？
至少有5位公司人表達了對自己的任務清單無法系統化的困擾。一部分是因爲記清單的工具太多，把自己的時間割碎在了不同的載體上，一天內要完成的任務都無法整理出一條完整的timeline.更多的，則是由於一個長期的項目會分散在很多天的清單當中，很少會提前對整個進程進行規劃，或者在事後進行整理。
如果你對自己的任務清單有系統化的要求，就先改變對它的隨意態度吧。在網絡公司工作的林豔的任務清單就有這種效果。她用電腦和手機同步的Wunderlist記工作的項目進度，用便利貼記短期的非常規任務。她給自己的任務清單定下了四條“軍規”：
1、Wunderlist和便利貼上的任務絕不允許重複。
2、Wunderlist上的任務根據所屬項目歸類，並根據輕重緩急加上deadline和星標。
3、Wunderlist中另設一個“idea”項，外出臨時想到的點子隨手記在裏面，等回到辦公桌邊時就對它們進行篩選，並歸類到相應的項目中。
4、便利貼每張只允許寫一條任務，層疊貼在顯示器右下角，最多不超過7張，否則就要檢查自己是否沒有搞清楚任務，或者應該把其中某項整理到長期項目中去。
C
它還是用來溝通的材料之一
邱夏在一家食品公司做工程項目管理，她的任務清單就分爲團隊項目和自己的工作筆記。在項目組定期召開的項目會後，項目的進度和自己的工作計劃都要進行相應的確認和調整。因爲寫任務清單本身就是工作內容之一，而且項目組有一套規範的ProjectList規範，List本身不僅是提高團隊合作效率的方法，有時候還可以成爲向老闆尋求資源的依據：“老闆，你看我要做那麼多事情，僅憑手頭的資源哪做得完，給點支持啊！”無論撒嬌、賣萌，都敵不過一張鐵證如山的任務清單。
任務清單不僅僅是個人的安排，只要你的工作不是單打獨鬥，那麼清單上的內容總會與你的同事、老闆，包括客戶產生聯繫，在適當的時候拿出來，也可以成爲溝通的材料之一。
D
制定任務清單要掌握的10件事
01控制列清單的時間
本次調查中，不少公司人都會在比如上班路上先花5至10分鐘想好當天要做的事，到辦公室再記下來。超出10分鐘的情況也有，一般是在寫項目計劃時。
02限定任務數量
許多時候清單裏的事項對於公司人沒有強大動力，所以會有“拖延症”。數量過多可能會導致恐懼心理。
03把任務細化
有時對於任務的拖延是由於任務表述的模糊不清而造成的，因此需要細化到具體行動，即action.
04去掉那些從未解決（也沒什麼嚴重後果）的事項
根據帕累托法則，清單中20%的任務貢獻了80%的價值。一項任務如果長期沒有得到重視，那麼它很可能是沒有價值的。永遠先做有價值的事。
05標明每個任務所需的時間
對於有經驗的任務，規定所需的大概時間可以提高效率；對於沒有經驗的任務，可依據他人經驗作爲時間參考值，這樣能防止在一個問題上花費過多時間。
06留出任務與任務之間的空當
這與個人經驗和統籌思維有關。留太多時間會不連貫，反之則可能因一件任務延遲而造成連鎖拖延。
07要不要分類？
清單裏沒必要區分長期和短期任務，清單就是每日備忘錄，是實現長期或短期目標的具體實施步驟。不過在規劃長期及短期目標的時候可以分成幾大類，但不宜過多。通常公司人都有意識先完成緊急、重要的任務。
08遵循MECE原則
意思是“相互獨立，完全窮盡”。在把一個工作項目分解爲若干個更細的工作任務時，要遵循完整性和獨立性的原則，即分解過程中不要漏掉某項，而每項工作之間要獨立，不要有交叉重疊。
09列清單所使用的工具不宜過多
使用你覺得舒服的方式，最好能隨時查看。同時最好只專注於一種記錄方式，因爲有時會忘記同步。在使用任務清單的25位受訪公司人裏有7位使用單一的記錄工具。其他人則除了電子工具外多數還會用到本子。
10定期調整
對於完成的任務不是單純將其在當天的清單上劃掉，而是進行詳細記錄，然後每週末或月末時進行歸納總結，這有助於公司人調整短期或階段目標。同時，完成目標的成就感也是進行下一階段任務的強大動力。
韋瑋
C=CBNweekly
W=韋瑋
C：製作任務清單的關鍵是什麼？
W：關鍵是簡潔並且有重點。所謂的重點即是分清清單中任務的主次。
To-DoList是時間管理的一種工具，它會記錄以及提醒你當日需要解決的事項。製作這種任務清單的目標並不是把所有的任務都做完，而是讓人更有效地利用時間。清單中的任務可以是爲了實現長期的目標所做的具體行動，也可以是應對突發事件所採取的必要措施。
C：制定任務清單時首先要做什麼？
W：確定長期階段目標。可以是在某一個領域、時間跨度爲半年至一年的長期階段目標。然後就是分解階段目標。設定目標是一個很重要的事。通常“任務拖延症”是由3個原因造成的：目標不清晰；沒有考覈；沒有考覈者，即監督你完成清單上任務的人。比如把“自我提升”的目標分解爲一年內通過日語N3等級考試，再細化到每天背150個單詞。
C：在書寫清單這步需要注意什麼？
W：除了前文中提到過的幾點外，還有每天設置1至3件最重要的任務確保必須完成，以及使用強有力的動詞來表達任務。比如“給某某寫郵件”比“聯繫某某”更加具有可行性。因爲清單上的任務需要有強大的動力去push你做這件事情。
C：公司人的任務清單上很大一部分是關於工作的計劃，這方面要注意什麼？
W：工作計劃包括需要解決的問題、對問題的假設、證明/推翻假設的關鍵分析、數據原始資料、責任/時間進度。當然這不是都要列在清單上，這是比清單更詳細的計劃。不過在制定任務清單時也需要預計一下可能會遇到的問題。這就和前文提到的“留出合適的空當”相關聯了—這是在預計可能會發生問題的情況下，讓你的工作流程繼續有效運轉的一種方法。
C：在制定清單時多數公司人都會考慮哪些事應該先做的問題，通常可以如何來判斷？
W：一般來說，高優先級事項是指需要時間安排的事項，以及對主要信息會產生巨大影響的事項。比如安排問卷調查、核心客戶訪談等。低優先級事項是指已經收集過信息的事項（只需要分析性工作），以及優先級較低的事項，或（在最差情況下）口頭就可以做的事。
C：在任務清單上把工作和生活分開是一種必要的習慣麼？
W：這看個人習慣。就我個人而言，我習慣把工作和生活上的事放在一起。我會先確定自己能夠支配的時間，比如有12小時，然後把所有事情列出來，然後在12小時的範圍內平衡一下工作和生活各自佔有的比重。可能有時候生活會大於工作。其實生活和工作很難完全分開，所以個人建議是放在一起。
