對於企事業單位來說，辦公室是一個非常重要又敏感的地方，通常是連接各個部門，接下來由小編爲大家整理出文祕人員應該如何提高辦公效率，希望大家喜歡！
一、作爲一名出色的祕書，要有效利用工作時間，提高辦公效率應該從下幾方面開始：
1、明確自己的工作任務和職責；
2、要區分常規工作和非常規工作；
3、動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先後次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學的有序的一項一項地完成工作任務。
4、巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率；
5、使用辦公輔助手段幫助組織工作；
6、安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益；
7、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作；
8、祕書應儘量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細記錄，認真分析、評估自己利用時間的有效程度。
二、祕書在實際工作中，常常會遇到這些情況：
做會議記錄，寫着寫着筆沒水了；
訂文件時，剛訂一下，訂書機卡殼了；
用膠水時，找不到刷子；
開會時間到了，找不到會議室的鑰匙；
類似此種急人、抓瞎的實例還可以列舉一些。
這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關係到工作的質量和速度，在某種意義上說，也反映了一個人的素質。工欲善其事，必先利其器。那麼，器如何利呢？
三、日常使用的必備工具：
1、準備2支以上的筆，經常帶在身上。
2、選用質量較好的'訂書機並注意維護，使之處於良好狀態。
3、區別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因爲找這些東西而耽誤了時間。
4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用摺疊剪刀，以免用時打不開。
5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。
6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。
7、保管好本職業務所需要的計算器等辦公用品。
8、辦公室、會議室、辦公桌、保險櫃等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因爲一時找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。
以上說的一些非常小的事情許多人並沒有留意，東放一個，西放一個，爲了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
四、作爲祕書，辦公桌上應該儘量備齊各種實用工具書：
1、一本字典。起碼有一本新華字典，如果有辭海更好。其它各類詞典（包括簡化字表）根據情況準備。
2、常用的政策規定、條令、制度等，特別是和本職工作關係密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個人保存，則分類記住什麼單位、什麼時間制發的，什麼文件號，用的時候很快就能借到。
3、有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因爲地址不清，文件信函郵寄出去不能收到而成爲死信，導致耽誤事情的現象屢見不鮮。
4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。
5、中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。
6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日子列表。
7、計量單位簡表，節氣、氣象方面的知識手冊。
8、漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數字用法規定。
9、與本職工作有關的表格。
