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提高辦公效率的方法有哪些

來源:秀美派    閱讀: 1.97W 次
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在職場中,我們每天如陀螺般忙得轉個不停,大家抱怨着工作苦,工作累,睡不醒。但是仔細思量,如此這般,到底是工作量太大?以下是小編爲大家整理提高辦公效率的方法有哪些相關內容,文章希望大家喜歡!

提高辦公效率的方法有哪些

做日/周工作計劃並經常回顧

不管你習慣用PPT,Excel或是其他辦公軟件,一定得給自己制定個日/周工作計劃,包括上週工作進展和本週工作計劃。

針對每一項工作或任務,都要詳細標註開始和截止時間,交付物是什麼,需要對接的有哪些部門和同事,有什麼樣的KPI等等。

這樣方便自己定期回顧任務的狀態,是待開始,進行中,延誤還是取消,有利於自己針對不同情況採取下一步措施

學會判斷任務優先級

每天手頭的工作很多,既有正在進行中的,也有被領導和同事臨時甩過來的,如果不分輕重緩急,就會感覺毫無頭緒,倍感焦慮。

因此需要學會根據這樣兩個維度判斷任務的'先後順序。即:

重要性(重要vs不重要)

緊迫性(緊急vs不緊急)

根據這兩個維度可以劃分出4個象限,將待辦事項依次放入4個象限,就可以清晰判斷出,緊急而重要的事情一定是最有優先級,需要馬上處理的。

未完成事項提醒

有的人非常喜歡將“告示貼”貼在工位擱板上,上面寫滿了待辦事項或需要特別提醒或關注的事項。這的確是個很好的辦法。

小小的貼紙,記錄了事項的重點,比如時間,電話等。醒目地提醒和督促你這件事情還沒完成,需要趕緊搞定,因爲你肯定接受不了一張貼紙在那裏好幾天都巋然不動。

一旦完成,你就可以放心大膽地撕下。然後將新的待辦重要事項貼上,頗有成就感。

番茄工作法

就是選擇一個待完成的任務,將番茄時間設爲25分鐘,專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然後在紙上畫一個X短暫休息一下(5分鐘就行),每4個番茄時段多休息一會兒

這樣我們就會比較容易專注在工作本身,而不容易走神或下意識地刷手機。因爲人的注意力一旦被打斷,重新開始回到之前的狀態需要花費更長的時間。

善於“偷師”學藝

公司不等於學校,沒有人像老師那樣有義務教你如何工作,如何更好地工作。

這時我們就需要有一雙善於發現的眼睛和機靈的頭腦,看到別人受到認可和表揚,就要仔細揣摩和觀察,看看人家到底哪裏做得好,怎麼做得好的。

有心人可以將對方報告或文件好好拆解,學習人家如何設計框架,提煉要點,組織素材和推導結論的。

多跟領導溝通,確認需求

在公司中我們的的彙報對象是直線經理,我們的工作是否得到認可主要取決於領導。

因此我們需要聽清楚領導佈置的任務,ta的要求和期望是什麼,需要什麼時間完成等等,只有確認好領導的需求,我們的工作纔有方向,纔能有的放矢。在最終完成任務時纔不會發生南轅北轍,吃力不討好的情形。

充分利用午餐時間進行社交

現代人時間寶貴,不願過多佔用私人時間進行社交,那麼充分利用工作午餐時間和同事聯絡感情就變得重要而便捷了。

儘量多和兄弟部門以及跨部門同事一起用餐,可以聊些輕鬆話題,順便談下項目進展,彼此如何更好地配合。

經常一個人午餐或者只和要好的幾個同事午餐,只是單純完成了吃飯這個任務,而沒有賦予任何社交意義,實屬可惜。

整潔有序的辦公桌

將自己的辦公桌收拾得整潔有序,可以幫我們很快找到需要的資料或文件,而不是在用到的時候毫無頭緒,翻來翻去。

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