在我們平凡的日常裏，很多地方都會使用到制度，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含着社會的價值，其運行表彰着一個社會的秩序。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？下面是小編精心整理的供應商管理制度，歡迎大家分享。
1 、貫徹落實永煤控股供應商管理制度；
2 、對統購物資供應商進行入庫推薦和資質初審，推薦企業信譽好、產品質量可靠的供應商；
3 、根據永煤控股安排組織或參與對擬入庫統購物資供應商進行考察；
4 、按照永煤控股要求做好在庫統購物資供應商的考評和日常監督；
5 、及時反饋統購物資供應商所供產品質量、售後服務等履約信息。
6 、制定裕東公司供應商管理制度，經領導小組審定後監督執行；
7 、建立健全裕東公司自購物資供應商信息庫，組織對擬入庫供應商進行准入審覈，必要時參與考察；
8 、收錄和維護裕東公司自購物資供應商信息，對在庫供應商進行動態管理；
9 、牽頭組織對自購物資供應商進行定期評審，並實行優勝劣汰；
10 、組織調查裕東公司自購物資供應商的不良行爲，提出處理意見和建議；
11 、負責處理自購物資供應商的質疑和投訴。
一、目的：
爲加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。
二、適用範圍本制度適用於公司對外採購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購(以下統稱爲採購物品)。
三、職責權限
1、總經理負責採購管理制度的審批;
2、分管副總、財務總監負責採購管理制度的審覈;
3、人力資源行政部負責採購管理制度的制定。
4、經營性固定資產、材料、配件等物品(物資)的採購由企管部負責;非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購由人力資源行政部負責。
四、採購原則
1、詢價比價原則物品採購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則：採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜索原則：採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。
4、廉潔原則：
(1)自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。
(2)廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。
(3)嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。
(4)加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
(5)工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標採購原則：凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由企管、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內(一年或半年)的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則：採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行爲，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。
五、採購流程
1、採購申請：物品(物資)需求部門根據生產或經營的實際需要，由企管部負責採購物品每月25日前、由人力資源行政部負責採購物品每季度最後一個月25日前提出採購申請，填寫《請購單》，請購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須註明相關參數、指標要求。按採購申請流程，由各相關部門審批，經總經理批准後交採購部門採購。各審覈環節對採購申請提出議異者，應於2個工作日內將意見反饋給採購申請部門。
2、詢價比價議價：
(1)每一種物品(物資)原則上需兩家以上的供應商進行報價。
(2)採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
(3)屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。
3、樣品提供和確認：
(1)若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
(2)對於需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。
4、供應商選擇：
(1)具有合法經營主體者。
(2)品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。
(3)信譽良好者。
(4)客戶認可的供應商。採購人員須建立供應商信息臺帳。
5、合同簽定：
(1)供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。
(2)交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。
6、進度跟催
(1)爲確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品(物資)能適時供應。
(2)若採購物品(物資)無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。
7、驗收入庫：採購物品(物資)到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品(物資)、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知採購部門，2日內辦理換(退)貨手續。
8、對帳付款：採購物品(物資)辦理入庫後，由採購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續。
9、採購流程圖：(附後)
六、考覈：
凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。
七、本制度解釋權歸人力資源行政部，自公佈之日起執行。
八、本制度附件：
1、《XXXXX請購單》
2、《XXXXX詢價記錄表》
1、目的
爲加強對承包商與供應商安全管理,防止承包商與供應商因出現安全生產事故而影響本公司的聲譽和業績,特制訂本制度。
2、範圍
本公司承包商與供應商。
3、職責
1)綜合管理部負責對承包商進行資格預審,協助公司領導對承包商的選擇。負責對承包商開工前的準備的審查,作業過程監督,施工完後對承包商安全生產表現進行評價,建立合格承包商名錄和檔案。
2)綜合管理部負責對供應商進行資格預審,協助公司領導對供應商的選擇,對供應商進行評價,建立合格供應商名錄和檔案。
3)企業相關負責人負責對承包商和供應商進行選擇。
4、承包商管理制度
4.1資格預審
1)安全生產管理部根據項目的具體情況,發佈招標通知書,提出安全管理要求。安全生產管理部負責對投標承包商進行預審,審查內容包括:資質證書;安全生產管理機構;安全生產規章制度;安全操作規程;以往業績表現;經營範圍和能力;負責人、安全生產管理人員、特種作業人員持證情況等。
2)對沒有相應資質證書、沒有設立安全生產管理機構、沒有健全的安全生產規章制度和安全操作規程、安全生產事故發生率高、業績不佳、人員持證不齊全的承包商,堅決不錄用。
3)審查完畢,選取符合要求的承包商上報公司相關項目負責人。
4.2選擇
1)安全生產管理部門協助公司相關項目負責人對承包商的投標書中的安全生產保證措施部分進行審查,作爲選擇承包商的重要依據,並對負責人對承包商進行選擇作出建議。
2)選擇好承包商後,應與承包商簽訂施工合同,合同中應有安全管理要求及約定雙方的安全職責範圍。
4.3開工前的準備
1)安全生產管理部門應對中標後的承包商在開工前進行監督檢查,內容包括:
(1)安全生產計劃是否符合實際要求;
(2)是否對所有人員安全培訓教育情況;
(3)是否爲員工配備勞動防護用品;
(4)是否對作業相關的安全設施進行檢查、檢查;
(5)是否爲施工項目配備安全生產管理人員和管理機構;
2)安全生產管理部門應對承包商進行相應安全生產培訓教育,爲承包商辦理入廠證。
3)若發現承包商沒有做好上述安全要求或沒有遵守公司相關的規章制度,安全生產管理部門應立即與承包商進行交涉,停止其施工作業。並對不符合要求的方面提出整改建議,監督其改正,承包商整改完成,經安全生產部驗收通過後方可施工。
4)若承包商拒絕接受本公司的安全生產監督,或不按要求進行整改的,安全生產管理部門應上報公司相關負責人,取消承包商的施工資格。
4.4作業過程監督
1)安全生產管理部應對承包商的作業過程進行監督,確保承包商的施工作業工程符合本公司相關安全規章制度的要求。
2)若承包商公司相關安全規章制度時,應及時制止其施工活動,並向承包商下達“隱患整改通知單”,並跟蹤複查,確保承包商的安全生產管理符合本企業的要求。
3)對安全措施不落實的,根據制止其施工作業,並上報至公司相關負責人取消其施工資格。
4.5表現評價與續用
1)項目完工後,項目相關管理部門應結合安全生產管理部的安全監督考覈情況對承包商安全生產表現做出評價。
2)安全生產管理部對合格的承包商錄入合格承包商名錄,作爲是否續用的依據,並建立承包商檔案,內容應包括:
(1)承包商資質證書複印件;
(2)過去3年的安全生產業績;
(3)安全生產管理機構;
(4)安全管理制度目錄;
(5)特種作業人員證書複印件;
(6)安全生產評價報告及其他有關資料。
3)安全生產管理部負責對合格承包商名錄和檔案的存檔、保管和定期更新工作。
5、供應商管理制度
5.1資格預審
1)由購銷部門、質量管理、技術部門、安全生產管理部門聯合編制、發送招標書(包含安全要求)。
2)接受供應商投標書後,對供應商提供的產品的質量、性能、使用說明、價格、售後服務、安全特點、相關資質證明等進行預審。
3)預審完畢後,選取合格的供應商送公司相關負責人進行選擇。
5.2選用
1)根據供應商提供的產品,從質量、性能、使用說明、價格、售後服務、安全特點、相關資質證明等方面進行確認,選擇供應商。
2)必要時需成立一個由採購、質管、技術部門組成的供應商評選小組,對供應商進行實地考察,對質量水平、交貨能力、價格水平、技術能力、服務等進行評選。
3)對所需的產品質量、產量、價格、付款期、售後服務等與供應商進行逐一測試或交流。
4)對供應商的產品進行小批量的生產、交期方面的論證。
5)根據合作情況,簽訂供應合同(包括安全管理要求條款),逐步加大采購的力度。
5.3續用
1)購銷部門負責對供應商進行年度評價,對產品質量好、售後服務好的給予續用。
2)購銷部門應將合作良好的供應商納入合格供應商名錄和檔案。
3)購銷部門應及時識別人爲風險、經濟風險和自然風險等採購風險,及時反饋給供應商,以便降低採購風險,確保所採購的產品符合要求。
4)購銷部門不能只考慮預測和防範採購風險,更應該站在整個公司的角度上,考慮由此對公司製造、物流、財務、營銷、質量、售後服務等各方面造成的影響。耍注意覈算企業總權益成本,而不只是採購成本;使得整個公司的利潤最大化、成本最低、風險最小。
6、相關的文件
《安全作業管理制度》、《合格承包商名錄與檔案》、《合格供應商名錄與檔案》
本制度自下發之日起執行
第一章：總則
第一條：爲加強工廠在採購過程中對供應商的管理，確保生產所需物資的供應，客觀評價供應商的資質和能力。
第二條：本制度適用於與供應商管理有關的事項。
第二章：供應商調查
第三條：工廠採購人員應隨時隨地收集市場信息，關注與工廠生產所需材料相關的供應商信息和供貨價格，並建立供應商調查表，記錄和整理潛在或合格供應商的信息。
第4條：已建立的供應商調查問卷數據。
1、供應商基本情況，包括供應商名稱、資質、地址、法定代表人、聯繫方式、註冊資本、是否開展直銷等
2、供應商的材料供應情況。
3、供應商所供材料的質量狀況。
4、供應商的技術專長。
5、供應商的生產能力。
6、供應商管理水平。
7、供應商的財務和信用狀況。
第5條：採購人員正在尋找找到潛在供應商的方法。
1、工廠與供應商之間的歷史溝通記錄。
2、供應商目錄。
3、相關行業的行業期刊。
4、引進工廠固定供應商。
5、銷售代理介紹。
6、工廠的銷售代表。
7、網絡搜索。
第六條：所有願意與工廠建立供貨關係並符合條件的供應商應編制供應商調查表，並隨時填寫，作爲供應商評估的依據。
第七條：當供應商調查表中供應商的相關情況發生變化時，採購人員應及時更新供應商調查表中的相關信息。
第八條：對於與工廠有供貨關係的供應商，採購人員應詳細記錄與供應商的各項供貨關係，並及時在供應商調查表中填寫相關數據。
第三章：供應商評審
第九條：採購人員應不斷評審新的和現有的供應商，淘汰不符合條件的供應商。
第10條：合格供應商應遵守本條件。
1、供應商應具有與工廠規模相匹配的合法營業執照和綜合實力。
2、供應商已建立並驗證質量體系。
3、供應商具有良好的信譽和良好的售前、售後服務技能和服務意識。
4、供應商能滿足工廠所需物資和應急物資的供應。
5、供應商提供的材料在同等價格下質量更優，在同等質量下價格更便宜。
6、供方提供的所供材料的樣品均經檢驗合格。
7、如果供應商是代理商，則應調查其製造商是否符合上述條件。
第11條：供應商評審小組成員的組成和職責。
1、供應商評審小組負責對供應商進行評審。
2、評審組由採購總監、質量總監、技術總監、財務經理組成。
第12條：供供應商審查的材料。
1、能力，包括供應商的生產能力、創新能力、財務能力、分銷能力、技術水平等
2、質量，包括供應商供應材料的質量控制、產品質量的穩定性、產品質量認證等
3、價格，包括購買價格的穩定性、相對購買價格、付款條件等
4、時間，包括應急物資的生產週期、訂單週期、交付週期、交付時間、交付時間等
5、供應商提供的服務，包括售前服務、售後服務、訂單跟蹤服務等。
6、其他，包括供應商的抗風險能力、人員穩定性、安全措施等
第十三條：對於工廠臨時提供的供應商，且供應材料總額在10000元以下的，可由採購部直接審覈，報採購部經理批准。
第十四條：對於工廠長期合作的供應商，必須到其生產地進行現場評估，並準備評估結果。
第15條：供應商審查時間。
1、一般供應商的一般評審週期爲一年。
2、提供重要材料的供應商應至少每六個月審查一次。
3、與工廠簽訂長期供應合同的供應商應至少每季度審查一次。
第四章：合格供方檔案管理
第十六條：採購方應將合格供方錄入合格供方名錄，工廠在採購時首先對名錄中的供方進行研究。
第十七條：採購部編制的《合格供方名錄》必須報分管副總經理和總經理批准。
第十八條：採購部根據評價得分選擇2~3家供應商作爲工廠的主要供應商，其他供應商作爲備選供應商，並根據評價等級分配採購數量。
第19條：合格供應商名單並非一成不變。實行優勝劣汰的原則，即每次評審後將不合格供應商從檔案中刪除。
第五章：供應商評估
第二十條：採購部對列入《合格供應商名錄》的所有供應商按照不同的頻率進行評估。
第21條：評估方法。
對供應商實行評分制度，滿分100分。
1、90~100爲一流供應商。
2、80~89分爲二級供應商。
3、70~79分爲三級供應商。
得分低於4、70的供應商不合格。
第22條：考覈項目及評分標準。
供應商的考覈項目及評分標準如下表所示。
供應商考覈項目及評分標準
第23條：考覈頻次。
重點、重要物資供應商每月考覈一次，普通物資供應商每季度考覈一次。
第24條：評估結果的處理。
1、評估結果在90分以上的供應商優先採購。
2、要求考覈結果爲80-89分的供應商對不足部分進行整改，並以書面形式提交整改結果。採購部對提交的糾正措施和結果進行確認並存檔。
3、要求考覈結果爲70-79分的供應商對缺陷進行整改，並以書面形式提交整改結果。採購部小組對提交的糾正措施和結果進行確認，決定是否採購或減少採購量。結果應報主管副總經理和總經理批准。
4、考覈結果低於70分的供應商從合格供應商名單中刪除，終止採購。
5、買方應書面通知供應商評估標準和結果。
第25條：合格供應商的質量監督。
1、質量管理部、採購部保存合格供方的供貨質量記錄。對於批量不合格的產品，應及時通知供應商。如果產品不合格，應警告供應商。如果連續兩批產品不合格，則暫停採購，選擇另一供應商或在產品質量改善後進行採購。
2、對不合格的供應商取消資格，並對《合格供應商名錄》進行修訂。
第六章附則
第二十六條本制度由工廠採購部負責制定和解釋。
第二十七條工廠採購部負責本制度的檢查和考覈。
第二十八條本制度經工廠董事會批准後生效，修改時適用。
第二十九條本制度實施後，原相關係統自動終止
1.0 目的
爲了加強對供應商的管理，完善供應商選擇、評估及考覈，特制定本制度。 2.0 範圍
本制度適用於本公司提供產品或服務的承包商的選擇、評估和考覈。 3.0 職責
3.1 供應部負責供應商信息的收集、分類評估，合格供應商的檔案建立及考覈。
3.2 總工辦負責供應商技術資料的提供及技術支持工作。
3.3 總經理、副總經理負責參與重要供應商的評估及考覈。
3.4 財務部負責覈定資金預算、供應商資料的審覈備存及應付帳款的對帳及付款。
3.5供應部負責供應商評估及考覈結果的審覈及本制度的審覈確認。
3.6 供應負責本制度的編制、審覈、調整以及監控執行。
3.7 總經理負責供應商評估及考覈結果的批准及本制度的批准執行。 4.0 內容
4.1供應商的選擇
4.1.1採購員根據採購部門提供的採購產品特性導向選擇採購類別
及方法，並據此進行採購信息收集。
4.1.2採購信息收集分爲產品信息收集、市場行情調查、供應商資料收集、替代產品資料收集及覈定資金預算等。
4.1.3產品信息收集：由提出採購部門提供的產品圖紙、材質要求、品質要求、採購數量等；
4.1.4市場行情調查：根據專業網站論壇、行業報刊雜誌、供應商樣本資料、黃頁信息及業內人士介紹等方法進行相關採購物品的市場行情調查；
4.1.5供應商資料收集：對供應商的合法資質、企業信譽狀況、宣傳樣本、產品質量狀況及產品有關證明、ISO管理體系認證證書、供貨能力及服務質量等相關資料進行收集；
4.1.6替代產品資料：根據產品特性進行相關替代或關連產品資料的收集；
4.1.7覈定資金預算：確定公司財務方面的資金預算。
4.1.8採購員對收集的信息進行分類彙總。（相關證明材料需依類別備附）
4.2供應商的評估
4.2.1供應商詢價、比價、議價由採購員負責實施（詳見《採購控制程序》）。
4.2.2索樣：根據需要的產品圖紙、性能指標等參數，要求供應商按要求提供樣品。
4.2.3供應商樣品經需求部門檢驗確認後，由採購員依相關採購評估項目內容提供供應商名錄報財務部主任，財務部主任依項目內容召集相關部門人員進行採購項目評估。
供應商的合法資質：對供應商營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等相關資料進行驗證評估。
ISO管理體系認證證書：對供應商的ISO管理體系運行情況進行 評估。
產品質量狀況及產品有關證明：根據索樣檢驗確認記錄對供應商的產品質量情況進行評估；根據詢價、比價、議價單對供應商產品價格情況進行評估。
供貨能力及服務質量及企業信譽狀況：根據供應商服務承諾、供應商上游供應商和下游客戶事實調查結果、同行業對比等進行評估。
4.2.4供應部經理將經相關部門人員評估後的供應商評估情況提交總經理批准。
4.2.5如審批結果合格後，則轉入合格供應商進行請購作業，並建立《合格供方名錄》；如審批結果不合格，則根據採購部門要求的內容進行談判或重新選擇供應商進行評估。
4.3供應商的考覈
4.3.1公司每年對所有合格供應商進行一次過程考覈。（如遇重大質量問題或事故時，可立即對供應商實施考覈）
4.3.2由採購員依相關採購考覈項目收集相關考評資料報供應部經理，供應部經理依資料內容召集相關人員進行採購過程考覈。
考覈項目和方法
1） 價格：依多家供應商價格比參數值進行考覈。
2） 服務：依服務滿意度調查結果進行考覈。
4.3.3根據考覈分數進行供應商級別分類：共分A好、B一般、C差三類。
評爲A類供應商，選擇加強合作；
3） 評爲B類供應商，選擇減少合作；
評爲C類供應商，選擇直接淘汰。
5.相關文件
一、目的
對供應商合理評定和選擇,確保供應商具備提供本公司規定要求的產品的能力。特制定本辦法。
二、適用範圍
提供本公司產品生產用原、輔物料及測試、設計、生產工具、設備儀器的合格供應商名單增加、刪除、更改、提供其它與品質無直接關係的供應商不受本辦法的控制。
三、職責
四、程序細則
(一)供應商來源的控制
1.《合格供應商名單》原則上是針對生產廠商而非銷售商,如果工程部經理認爲需要時,可以同時列明廠商的原料編號,如果只列明生產廠商,則任何能供應該生產廠商產品的銷售商,均視爲合格供應商。
2.如某銷售商爲生產廠商指定代理商,則該銷售商代表生產廠商。
3.每種物料可以有一個以上合格供應商,工程部產品開始人員認爲需要時,可以在產品bom表上列明某項物料的特定合格供應商,該供應商必須是《合格供應商名單》中的。採購、檢驗或生產部門作業時都應考慮供應商是否爲bom表中列明的合格供應商。
4.《合格供應商名單》記載於電腦系統中,由工程部經理負責名單的增加、刪除、更改。
(二)供應商的評估/選擇標準
1.新供應商由採購發出《供應商信函調查表》,供應商填妥回傳,正本採購部保存,副本分發品管部及工程部。
2.品管部經理在可能的情況下,派員到供應商生產現場考察其品質運作,對其品質體系進行評價並記錄於《供應商品質體系調查表》中。
3.如該供應商以前曾供應過其它物料,可以依其以前表現評估。
4.對未列入《合格供應商名單》的新供應商,除非產品開發人員有充分的理由證明該供應商提供的物料符合品質要求,否則工程部經理應要求採購人員進行小量採購作試產之用。對此物料的採購申請,申請人應在單上註明。
5.當物料試產後《無件試驗報告》反映結果合格,由工程部經理決定是否增加該供應商爲合格供應商,增加程序見本程序(四)之4點。
(三)供應商表現的評估
1.由品管iqc填寫《供應商品質表現評估表》,依“進料檢驗程序”對供應商來料進行品質評估。
2.進料檢驗時,若iqc發現並非來自合格供應商的來料,或合格之銷售商提供並非合格生產廠商的物料,亦判定來料不合格。
3.由採購部及計劃部每月填寫《供應商價格、交貨表現評估表》,提交經理審覈,並決定是否要求工程部經理更改供應商。
(四)供應商的更改
1.工程部經理決定更改合格供應商時,由產品開發人員發出《物料更改通知單》,經工程部經理批准後更改電腦系統內之相關資料。
2.《合格供應商名單》以電腦中存儲本爲準,由工程部依《物料更改通知單》進行控制,任何電腦打印表單隻限打印當天參考。
3.如屬刪除某供應商,則心須於《物料更改通知單》上列明刪除該供應商後本公司物料處理方法。
4.如增加產品用料中的合格供應商,而該供應商不屬《合格供應商名單》內,則填寫《物料更改通知單》時,同時更改產品bom表中相關物料及將該供應商列於《合格供應商名單》內。
5.如爲一供應商代替另一供應商,則視爲增加一供應商,另一被刪除,程序同上述之3、4點。
6.由品保部經理複覈本程序之3中物料處理方法的效果,並填於《物料更改通知單》正本上。
7.工程部經理每三個月派員覈查電腦系統中存儲之《合格供應商名單》,確保正確無誤,覈查結果工程部保存至少兩年。
六、附件
(一)《合格供應商名單》
(二)《供應商信函調查表》
(三)《供應商品質體系調查表》
(四)《供應商品質表現評估表》
(五)《供應商價格、交貨表現評估表》
(六)《供應商總體表現評估表》
(七)《物料更改通知單》
公司供應商管理制度
（試行）
第一章總則
第一條爲規範公司供應商管理，提高公司經營合理化水平，加強信息共享，降低供應成本，提高採購物資質量，增強供應安全係數及供應可靠性，特制定本制度。
第二條公司對物資供應商實行統一歸口、三級審覈，統一建立公司物資供應商檔案庫，實行供應商准入制度、對合格供應商定期進行評價與考覈、動態管理。
第三條供應商的准入採取各單位評審推薦、平臺審覈備案、集團公司審定添加至供應鏈系統模式。
第四條原則上每類物資取得供貨資格的供應商不得少於三家（特殊物資除外）。
第二章機構及職責
第五條公司生產管理部是物資採購的管理部門，負責統一管理公司及各單位生產類物資採購管理工作，供應商管理中主要履行以下主要職責：
（一）組織制定公司供應商管理制度；
（二）各單位供應商准入審覈備案工作；
（三）織織制定各單位供應商管理的政策與機制，下達各單位執行，監管各單位供應商管理工作。
第六條各單位採購部門負責本單位範圍內的供應商管理工作，履行以下主要職責：
（一）組織建立供應商資質審查小組，落實供應商准入管理工作。
（二）組織建立供應商考覈小組，落實供應商考覈管理工作。
（三）依據平臺下達的供應商管理政策，參與供應商評審、推薦和考覈工作。
第三章供應商准入管理
第七條供應商准入必須具備以下基本條件：
（一）具有法人資格；
（二）具備國家和相關部門頒發的質量、安全、環保以及其它生產經營資格、許可證、質量認證等；
（三）具有良好的商業信譽，近三年經營活動中無違法記錄；
（四）具有完善的質量保證體系，近三年在國家、行業以及集團公司、地方政府質量監督檢查中無不合格情況；
（五）集團公司或平臺要求具備的其它條件。
第八條供應商進入我公司除提供供應商的基本信息外，還要提供必要的資質資料，資質資料包括：
（一）營業執照複本及複印件；
（二）稅務登記證副本及複印件；
（三）組織機構代碼證；
（四）法定代表人證書或委託代理證明及複印件；
（五）相關資質證明（生產許可證、檢驗報告等）或必要的文件；
（六）企業通過的IS09001體系證明文件；
（七）要求提供相關年度財務報告及近三年業績報告；
（八）特殊行業的強制認證、強制檢定產品的生產許可證、經營許可證、專利產品證書；
（九）其它能證明該單位供應實力的資信文件。
第九條供應商准入審批程序
（一）採購管理部門在規定的時間內，根據要求填寫《供應商調查表》，同時要求供應商提供相應的資質資料，所有資料必須加蓋單位公章並保證真實有效。
（二）採購管理部門對供應商資質文件初審後，將供應商資料及初審結果遞交至各單位資質審查小組，由資質審查小組對其進行評選評定。
（三）評定合格的供應商進行送樣，由技術及質量監督部門進行評定並提交驗收報告，驗收合格的供應商對送樣物資進行報價，採購部門負責比價、議價，原則上議價後物資價格不得高於同類物資採購價格。
（四）經綜合評分，合格的供應商由採購部門提交供應商開發報告，經主管領導審覈，總經理審批後，報平臺審覈備案，集團公司審定添加，錄入我公司合格供應商名錄併發放供應商准入證。
第十條供應商准入證實行有效期制，准入證有效期一年，每年12月份審驗一次，期滿後複審。複審合格的，換髮新證；不合格的，准入證作廢並收回，取消准入資格。
第十一條供應商發生更名時，其准入資格自動取消，從供應商名錄中予以刪除，供應商需重新按照準入流程申辦供應商准入證；
第四章供應商的考覈管理
第十二條各企業考評小組每季度對合格供應商進行一次考評，當供應商所供物資發生重大質量事故時，隨時對供應商進行評價及考覈，確保供應商供貨質量的穩定性及持續的降低採購成本，評價小組根據供應商的實際行爲按照公平、公正、公開的原則，對供應商進行客觀的評價。
第十三條供應商評價標準（產品質量：40分，價格：30分，交貨期：20分，售後服務：10分）
（一）產品質量：質量是採購考覈評價供應商的最重要的因素，供應商在供應產品的過程中，採購人員、庫管員、技術人員及生產使用部門人員應積極配合對供應商所供應的產品進行質量監督和檢驗。物資驗收時每發生一項質量不合格的，扣2分，該項物資第二次驗收不合格的，扣10分，物資安裝後發生一般質量問題的，扣10分，嚴重影響公司安全生產的，本項不得分。
（二）價格：產品價格是考覈評價供應商的重要指標參數，各企業根據所屬物資情況，參考市場價格，對主要物資建立物-4-
資價格信息庫，供應商物資採購價格每高於合理利潤價格1%，扣1分，每高於合理利潤價格2%，扣2分，依次類推；同一供應商供應幾種物料，按平均計算。
（三）交貨期：交貨期限及交貨數量是考覈評價供應商的重要指標，每類物資逾期一天，扣1分，逾期停工待料，扣10分，給公司安全生產造成重大影響的，本項不得分。
（四）售後服務：售後服務主要考覈供應商產品售出後，供應商所做的售後工作。供應商應主動提供售後報務，主要對產品的性能、使用知識的講解及不合格產品的退換，對售出產品的使用跟蹤、使用效果的回訪，或通過問卷調查等方式，更好的爲公司服務。評價得分：按期服務：10分；偶爾拖延：7分；經常拖延：2分；置之不理：0分。
第十四條供應商等級劃分
（一）A級供應商（優秀供應商，考覈評定≥90分）
（二）B級供應商（良好供應商，考覈評定≥80分）
（三）C級供應商（合格供應商，考覈評定≥70分）
（四）D級供應商（不合格供應商，考覈評定＜70分）第十五條供應商考覈處理
（一）A級供應商：各企業物資管理部在付款方式、物資採購數量上給予優先安排，該類物資採購總額≥50%
（二）B級供應商：由物資部提請供應商改進不足，並限期整改，整改不力的降級處理，該類物資採購總額≥30%。
（三）C級供應商：由採購部、技術部、質監部等部門予-5-
第1章總則
第1條目的
積極開發供應商，評定合格供應商，並對合格供應商進行持續監視，以確保其能爲公司提供合格的產品與服務。
第2條適用範圍
本程序適用於給公司提供產品和服務的所有供應商。
第3條權責
1．採購開發部負責供應商的開發。
2．採購開發部、採購跟單部、品控部負責對供應商進行評價、考覈。
3．採購總監負責合格供應商的審批工作。
第2章供應商信息收集與調查
第4條供應商信息收集與調查由公司採購開發部負責，其他相關部門予以配合。
第5條供應商調查的內容
1產品供應狀況。
2產品品質狀況。
3專業技術能力。
4生產設備狀況。
5管理水平。
6財務及信用狀況。
第6條凡是符合條件且有合作意向的供應商，均應填寫“供應商調查表”，作爲公司選擇和評估供應商的參考依據，並送達採購支持部進行建檔。
第7條若供應商的生產經營條件發生變化，公司應要求供應商及時對“供應商調查表”進行修改和補充。
第8條採購開發部應組織相關人員隨時調查供應商的動態及產品質量，“供應商調查表”須每年複查一次，以瞭解供應商的動態，同時依變動情況更新原有資料內容。
第9條供應商信息收集的方式可以採用電話諮詢、問卷調查、實地考察、委託驗證等不同的方法。
第3章合格供應商的標準
第10條評價合格供應商
公司相關人員評價合格供應商時，應按照以下標準綜合考慮。
1供應商應有合法的經營許可證，應有必要的資金能力。
2優先選擇按國家（國際）標準建立質量體系並已通過認證的供應商。
3對於關鍵產品，應對供應商的生產能力與質量保證體系進行考查，其中包括下列五個方面的要求。
（1）原材料的檢驗是否嚴格。
（2）生產過程的質量保證體系是否完善。
（3）出廠的檢驗是否符合我方要求。
（4）生產的配套設施、生產環境、生產設備是否完好。
（5）考察供應商的歷史業績及主要客戶，其產品質量應長期穩定、合格、信譽較高，主要客戶最好是知名的企業或歐洲地區客戶。
4具有足夠的生產能力，能滿足本公司連續的訂單需求。
5能有效處理緊急訂單。
6有具體的售後服務措施，且令人滿意。
7同等價格擇其優，同等質量擇其廉，同價同質擇其近。
8樣品通過檢驗合格。
第4章供應商的評價程序
第11條供應商初步評價
1 採購開發部及其他部門視企業實際需求尋找適合的供應商，同時收集多方面的資料，如以產品種類、質量、服務、生產能力、價格作爲篩選的依據，並要求有合作意向的供應商填寫“供應商基本資料表”。
2採購開發部對“供應商基本資料表”進行初步評審，挑選出值得進一步評審的供應商，召集採購各部門相關人員對供應商進行現場評審。現場評審時使用“供應商現場評審表”。
3在對供應商進行初步評審時，採購部須確定採購的產品是否符合政府法律法規的要求和安全要求，對於有毒品、危險品，應要求供應商提供相關證明文件。
第12條供應商的現場評審
1根據供應商生產的產品對公司銷售的影響程度，可將採購的物資分爲戰略產品、重要產品、普通產品三個級別，對不同級別實行不同的控制等級。
2對於提供戰略與重要產品的供應商，採購開發部組織跟單部、品控部、外貿部對供應商進行現場評審，並由採購開發部填寫“供應商現場評審表”，跟單部、品控部、外貿部簽署意見，供應商現場評審的合格分數須達到70分。
3對於普通產品的供應商，由採購開發部決定是否進行現場評審。
第13條《長期戰略合作協議》和《供應商質量保證協議》的簽訂
1採購開發部負責與合格供應商簽訂《供應商質量保證協議》和《長期戰略合作協議》。
2《長期戰略合作協議》和《供應商質量保證協議》一式兩份，雙方各執一份，作爲供應商提供合格產品的契約。
第14條樣品需求和開發
1如公司有樣品需求，由採購開發部人員通知供應商提供樣品，品控部相關人員需對樣品提出詳細的技術質量要求和標準，並對樣品進行檢驗；同時要求供應商提供樣品的規格、質量認證、合理價格、圖片等詳細資料，填寫好《樣品資料表》，連同供應商提供的質量認證、圖片等送達支持部建檔。
2．採購開發部相關人員要隨時關注和收集相關產品的市場最新發展情況，對新技術、新材料和新產品的跟蹤和收集，並要求供應商配合開發新樣品或者按照客戶的要求和來樣開發樣品。
3樣品應爲供應商在正常生產情況下生產出的代表性產品，數量應多於三件。
第15條樣品的檢驗
1樣品在送達公司後，由品控部負責完成樣品的材質、性能、尺寸、外觀質量等方面的檢驗工作，在“樣品檢驗評估報告”中記錄相關實測數據並作出結論，報品控部經理批示。
2．樣品檢驗不合格時，採購人員應將“樣品檢驗評估報告”和不合格樣品退回給供應商，請其改進後重新送樣品或更換送樣供應商。
3．經確認合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標籤”，註明合格，標識檢驗狀態；並將樣品、“樣品檢驗評估報告”和《樣品資料表》送達支持部建檔。
3合格的樣品至少爲三件，一件送支持部用於公司展廳、網站和採購指南；一件留在品控部，作爲今後檢驗的依據；一件交回供應商作今後生產的依據。
第16條確定合格供應商的名單
1在“供應商基本資料表”、“供應商現場評審表”、“供應商質量保證協議”、“長期戰略合作協議”和“樣品檢驗評估報告”五份資料完成後，採購部將供應商列入“合格供應商名單”，交公司總經理批准。
2原則上一種產品需暫定三家以上的合格供應商，以供採購時選擇。
3對於惟一供應商或獨佔市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。
4適時對供應商進行考覈，並根據考覈結果修訂“合格供應商名單”，刪除不合格供應商。修訂後的“合格供應商名單”由公司總經理批准生效。
第5章供應商的監督與考覈
第17條考覈對象
供應商考覈對象爲列入“合格供應商名單”的所有供應商。
第12條考覈方法
公司對供應商實行評分分級制度，供應商的考覈項目包括質量、交期、服務、價格水平等方面的內容。
第18條考覈頻率
對戰略、重要產品的供應商，應每季考覈一次；對普通材料的供應商，則每年度考覈一次。
第14條考覈結果的處理
1考覈結果在90分以上的供應商，優先採購和合作。
2考覈結果在80～89分的供應商，要求其對不足部分進行整改，並將整改結果以書面形式提交，供應商評價小組對其提交的糾正措施和結果進行確認。
3考覈結果在70～79分的供應商，要求其對不足部分進行整改，並將整改結果以書面形式提交，供應商評價小組對其提交的糾正措施和結果進行確認，並決定是否繼續採購和合作，或減少採購量。
4對考覈結果在69分以下的供應商，須從“合格供應商名單”中刪除，並終止向其採購和合作關係。
5考覈標準和考覈結果由採購人員書面通知供應商。
第19條對合格供應商進行交期和質量監督
1．採購人員應要求供應商準時交貨，同時詳略記錄供應商交期情況。
2．品控部和採購部應保存合格供應商的供貨質量記錄，產品不合格時應對供應商提出警告並拒收，連續兩批產品不合格則暫停採購，另選供應商，或待其提高產品質量後再行採購。
3．對於不合格的供應商，應取消其供貨資格，將其從“合格供應商名單”中刪除。
第20條供應商檔案管理
採購部負責建立供應商檔案，使用部門予以配合，對每個選定的供應商必須有詳盡的供應商檔案。供應商檔案由採購部指定人員負責管理。供應商檔案包括供應商調查表，供應商審批表，供應商質量檔案，供應商所提供的合格證明、價格表及相關資料等。
第21條供應商政策的臨時性變更
1在出現下列情況時，經過公司採購總監的書面同意後，可對某些供應商的政策作臨時性調整。
（1）某供應商的發展戰略或地域銷售政策發生對公司有利或不利的重大調整。
（2）某供應商決定把我公司作爲重要客戶。
（3）重要供應商出現經營危機。
（4）市場供應價格發生劇烈震盪，使供應風險驟然加大，引起供需雙方相應做出重大的政策調整。
（5）其他需作臨時性調整的情況。
2一旦調整結束，應立即恢復其原有等級，如仍需繼續保留臨時等級，需報總經理特批，並於該季度在供應商評審會議上通過。
第6章附則
第21條本制度由採購中心制定，採購中心負責解釋和修訂。
第22條本制度報總經理審批後，自頒佈之日起執行。
1、目的
爲了有效的評價和選擇合格供應商，優化公司供應結構，完善公司供應體系，提高供應水平，確保供應商其供貨質量、價格、生產交付能力能持續符合公司要求，並能提供優質的售後服務，以保證公司正常生產的需要。
2、範圍
本制度規定了企業在採購原輔材料、五金配件、機器設備、機械加工、辦公用品、維修、工程、勞務、物流運輸時開發供應商；對供應商的日常管理考覈的工作程序、規範。
3、職責
評定小組–供應商資質評定。
採購部-採集供應商的資料和查證合格供應商的日常管理考覈；對供應商的交貨能力、價格、售後服務的資質的準確性、真實性負責。
品環部–參與供應商資質評定、樣品驗證、供貨質量管理及考覈。
4、供應商開發評定
4.1合格供應商的選定
4.1.1合格供應商必備條件
必須具備有效的營業執照、稅務登記證、註冊資金。如屬特種行業，必須具備國家認可的相關資質。如有知識產權註冊，應註明並提供相關材料。
必須具有國家相關法規要求的生產營業場所；有必需的行業法規，具有相應的生產、供應交付與服務能力。
具備符合要求的質量保證和檢測能力，並同意繳納質量保證金。
供應商必須以“誠信、質量第一”的原則提供產品及服務。
4.1.2選擇原則
1）採購員在採購物資時應按比質、比價原則。
2）在市場上有一定的知名度，有行業應用經驗，可以提供相關客戶使用案例。
3）體系建立前已與公司有往來且績優的供應商。
4）公司指定承認的供應商。
5）若供應商已取得QS9000/ISO9000第三方質量管理體系認證合格證書的，則優先考慮。
6）經以下程序規定評審合格的供應商。
4.2新供應商評價
4.2.1採購業務人員對供應商的生產能力、質量保證體系基本瞭解後，填寫《供應商基本情況調查表》。
4.2.2對供應原輔材料的供應商，採購業務人員對供應商情況基本瞭解後，應組織品環、生產部門人員對供應商進行質量、生產能力現場評估，現場評審一般由採購部、生產部及品環部人員一起進行。
4.2.3現場評估結束後應組織評審會議，對存在的問題進行總結並告知供應商以及採取相應的改善措施。
4.2.4現場評估完成後，參與評審的採購、品環、生產等相關人員應根據供應商的實際情況在《供應商供貨能力評價表》上打分並出具評審意見，對達到合格條件要求的供應商，採購部門將此表及供應商基本情況調查表、供應商營業執照、稅務登記證等其它資料，按照供應商審批程序上報，經領導批准後列入合格供應商名單。
4.2.5對小五金配件、辦公用品新供應商評估時，視具體情況可以免除現場評估，但必須覈對供應商營業執照、稅務登記及基本信息的真實性、有效性。
4.2.6對一次性採購或偶爾採購（同樣產品一年採購不超過3次）的非生產常用的材料或配件設備供應商，視具體情況可以免除供應商評估，但必須覈對供應商營業執照、稅務登記及基本信息的真實性、有效性。且在做採購呈批時，應在呈批表上註明是“一次性採購”，且將供應商營業執照、稅務登記及其它相關資料附後。
5、質量異常的處理
5.1當發現合格供應商供貨質量發生波動時，採購部門應組織品管和技術部門對供應商進行現場工藝技術驗證，分析原因，提出改善措施。並由雙方書面確認。
5.2當發生重大質量事造成損失，應按質保金制度向供應商索賠。經評審後整改不力、質量仍不穩定的應予以撤銷供應資格。
6、供應商日常管理及年度考覈
6.1爲規範對供應商的管理，採購部應建立合格供應商名錄，並及時更新，在未經公司允許的情況下，採購部門不得向未列入合格供應商名錄裏的供應商採購。
6.2爲確保供應商的交貨質量、交付期限持續不斷滿足公司要求，必須強化對供應的日常烏魯木齊雙劍農機具製造有限公司
管理工作，採購部負責將供應商的交貨狀況及服務記錄在《供應商供貨情況統計表》中，品環部將供應商的交貨質量記錄在《供應商供貨質量合格率統計表》中，作爲半年一次的供應商考評依據。
6.3每半年由採購部組織品環部對供應商的業績考覈一次，考覈時間定在當年的6月、12月份，評分標準按照《供應商業績考覈表》，考覈結果分爲優秀、合格、輕微不合格、嚴重不合格四種，考覈結果按照公司審批程序批准後生效。
6.4對評爲優秀的供應商應視具體情況適當增加採購量予以表彰，對不合格的供應商終止採購併發出整改通知，整改評審合格後方可繼續供貨。
6.5未經審覈的供應商財務有權不支付貨款，並由評定小組對經辦人進行嚴肅查處，追究相關責任，直至辭退。
供應商管理對於企業的長期發展非常重要，良好的供應商管理不但可以降低企業成本、提高企業產品質量、降低庫存和及時滿足顧客需要，而且還可以提升企業核心能力、提高企業競爭力，因此企業必須重視供應商的管理，重視在供應商管理中出現的問題，實現供應商關係健康、良好、長遠的發展，最終實現整個供應鏈的共贏。
1.供應商選擇問題的對策
（1）建立供應商資源。進行資源庫的建立主要是完成供應商的調查工作，利用調查的供應信息來鎖定供應商的選擇範圍。同時要時刻監督供應商的變化情況，觀察潛在的供應商，不斷補充優秀的供應商，淘汰不合格的供應商。這樣就可以很好的解決企業缺少供應源時，隨機選取供應商的做法，降低了供應風險，提高了採購效率。
（2）對供應商選擇時進行全面的評價。除了對供應商進行產品的價格、合格率、準確交貨的情況和專業情況進行考察評價外，還要關注於供應商的管理水平、人員素質、財務狀況、設備穩定性、信息技術等多方面的調查與評價，特別要對供應商的業績和誠信度進行量化評估。因爲這其中某一個因素出現問題都會導致供應的中斷或供應失誤的發生，只有全方位的評價才能降低這種風險。
（3）要通過優勝劣汰把供應商的數量限定在一定範圍內，同時要建立與供應商的長期合作，共同擬定產品開發計劃，將採購計劃與供應商的工作流程聯繫起來，加強信息共享，相互進行技術和設計支持等。
2.對於供應商進行分類管理，及時的供應商績效評價和有效激勵
（1）採取ABC分類管理方法
按照價值-風險矩陣模型對產品分類，從上圖可以看出，供應商的分類分級及關係管理是基於產品分類而實現的，在這一基礎上建立不同的供應商關係，對供應商實施差異化管理策略，比如對於A類供應商，我們就可以和他成爲長期的夥伴關係，關注於長期的共同發展，互相進步；而對於C類供應商我們可能側重於在採購中如何讓其保證質量、如何降低採購成本和及時交貨這些短期指標上。
（2）全面的績效評價指標體系和合適的激勵機制
績效評價的目的就是一方面起着監督控制，保證供應商質量的作用；一方面是進行供應商激勵或懲罰的依據。所以建立一個全面客觀的績效評價指標是關鍵。
通過評價的結果，對供應商的不同表現就可以進行不同的反饋，對於那些績效評價結果不好的供應商，要對其進行警告或懲罰，並同時針對其存在的問題給以相應的指導；而對於優秀的供應商，要給以一定的獎勵以鞏固其行爲。可以通過價格機制、加大定單、更多的內部參與機會、更多的分享信息等方式調動他們的積極性，讓他們體會到合作共贏的好處。
3.站在供應鏈的角度看待供應商的價值，實施供應鏈合作關係，發展與供應商的戰略合作
供應鏈合作關係是指供應商與製造企業之間在一定時期內的共享信息、共擔風險、共同獲利的協議關係。即合作各方爲了近期或遠期的共同目標，以信任爲基礎，供需爲紐帶，以雙贏（多贏）爲目標，在一段較長時期內達成的承諾或協議。
實施供應鏈合作關係意味着新產品/技術的共同開發、數據和信息的交換、市場機會共享和風險共擔。
強調建立戰略伙伴關係，及時分享信息，及時溝通，做到利益共享，強調通過合作最大限度地提高最終用戶滿意水平，通過增加產品的價值來將“蛋糕”做大，達到“雙贏”的效果可以實現共同的期望和目標。
4.供應鏈信息系統集成，做好供應鏈系統的組織關係協調，實現供應鏈管理流程優化。
製造企業與供應商的合作關係應着眼於以下幾個方面：
（1）讓供應商瞭解本企業的生產程序和生產能力，使其能夠清楚地知道企
業所需材料的期限、質量和數量：
（2）向供應商提供自己的經營計劃、經營策略及與之相應的措施；使其明
確企業的期望，使製造企業與供應商的目標一致：
（3）明確雙方的責任和共同的利益所在，實現雙贏的目的。
第一章：總則
第一條、爲優化、開發供應商資源，建立供應商市場準入和業績評估體系，維持供應商隊伍穩定可靠，爲企業生產、建設提供可靠的物資供應保障，特制定本制度。
第二條、供應商管理的範圍，包括對供應商的調查、選擇、開發、使用和控制等綜合性管理工作。調查是基礎，選擇、開發、控制是手段，使用是目的。
第三條、供應商管理的核心是在供應商資源調查基礎上，形成優存劣汰機制，編制合格供應商名冊。
第四條、合格供應商名冊是採購工作中選擇、使用供應商的主要依據。對於未列入合格供應商名冊的供應商，經過調查、評估合格後，列入合格供應商名冊新增部分。
第五條、對於未納入合格供應商名冊，未經過調查、評估，或經過調查、評估後不合格的供應商，無投標資格，不得簽訂合同。
第六條、本制度適用於集團所轄各生產性公司。
第二章：供應商資源調查
第七條、供應商資源調查是供應商管理的基礎工作。分爲現有供應商的合作業績調查、新增供應商綜合實力調查。
第八條、現有供應商的合作業績調查，是供應商資源調查的重要方面，包括現有供應商基本情況、與hg集團的合作年限，集團各公司產品使用情況(數量、金額、使用壽命)，售後服務情況，價格水平，財務付款與欠款情況。供應商管理制度。
第九條、新增供應商的綜合實力調查，是供應商資源調查的補充，包括新增供應商基本工商資質、主要生產設備與檢測設備先進水平、生產規模、財務能力、主要產品技術指標、主要用戶使用情況(業績、使用壽命)，售後服務情況，價格水平，等等。
第十條、供應商資源調查工作由集團工程管理部牽頭組織。
根據調查工作計劃，由集團工程管理部組織使用量(金額)最大的用戶公司採購部，進行現有供應商的合作業績調查;組織推薦人所在公司採購部，開展新增供應商的綜合實力調查。
調查過程中，各公司工程部(採購部)都必須積極配合集團工程管理部和其他公司進行的調查，提供相關真實數據。調查後，調查小組必須撰寫調查報告、如實填寫供應商資料卡，上報集團工程管理部。
第三章：合格供應商名冊的建立與維護管理
第十一條、在分析、綜合供應商資源調查報告的基礎上，評估現有供應商、新增供應商綜合實力，編制合格供應商名冊。
第十二條、集團工程管理部負責合格供應商名冊的審覈、建立，戶頭增減維護，定期頒佈。建立計算機供應商管理信息系統，並指定專人進行日常管理。
第十三條、合格供應商名冊包含的內容:供應商代碼、註冊名稱(全稱)、屬地、註冊地址、實際地址、企業網址、性質(外資/國有/國有控股股份/民營控股/民營獨資/個資/個體)、經營性質(生產/貿易)、企業法人代表姓名、註冊資金(萬元)、職工人數、年銷售額(萬元)、所屬行業、行業地位、企業主導產品、與hg集團合作年限、聯繫人姓名、聯繫人職務、聯繫人固定電話、聯繫人手機號碼、傳真號碼、電子郵箱等。
合格供應商名冊基本數據保存的形式是電子表格excel，計算機供應商管理信息系統數據庫據此導入引用。
第十四條、集團工程管理部制定供應商管理系統管理人員工作紀律、考覈規定，保障合格供應商名冊基本數據真實準確、及時更新。
第十五條、合格供應商名冊的建立與維護管理包括合格供應商名冊初始建立、現有供應商評估、違規供應商除名、供應商資格註銷、新增供應商添加。
第十六條、合格供應商名冊初始建立、現有供應商評估、違規供應商除名、供應商資格註銷、新增供應商添加的審批權限見附件5
第十七條、合格供應商名冊初始建立，基於集團公司經過多年實踐，已經形成較完善的供應商隊伍，集團工程管理部結合供應商資源調查的成果，集中組織評估，對產品質量過硬、價格合理、合作期較長、信譽良好、作風端正的供應商，直接納入合格供應商名冊。
第十八條、合格供應商名冊初始建立的原則:
1、合格供應商名冊初始建立的總戶數不超過現有供應商總戶數的80%;
2、現有供應商，產品質量過硬、價格合理、合作期較長(一年以上)、信譽良好直接進入;其他現有供應商進入評估程序。
第四章：合格供應商名冊的評估篩選、資格註銷、違規除名
第十九條、合格供應商名冊的評估篩選，是集團工程管理部組織的定期評估，在供應商資源調查和現有供應商年終評估的基礎上進行，現有供應商年終評估的標準與打分表見附件8、
第二十條、現有供應商年終評估每年十二月上旬，由集團工程管理部統一組織安排。現有供應商年終評估程序見附件9、
第二十一條、供應商年度評估必須於年底前完成，並及時下發下年度合格供應商名冊。
第二十二條、評估小組的組成:使用單位技術人員代表1人、使用單位領導1人，專業工程師1人，相關採購人員2人(集團1人，分公司1人)，監察部代表1人。
第二十三條、現有供應商年終評估分爲優秀、良好、及格、不及格(含差)四檔，對應的評估分值和應對管理措施見附件10:
第二十四條、供應商資格註銷是指因供應商破產、一年以上無合作等原因，失去其保留合格供應商名冊資格的情況。
第二十五條、供應商違規除名是指供應商在與本集團公司合作過程中，採用欺詐、脅迫、串標等不正當手段，受到本集團公司審計、監察等職能部門除名處罰。
第五章：新供應商資源的引進
第二十六條、對於有實力的新增供應商，通過資料卡的建立、綜合能力評估，適時納入合格供應商名冊。
第二十七條、新增供應商綜合實力評估標準與打分表見附件12
第二十八條、新供應商添加審批流程見附件13
第二十九條、新增供應商申請審批卡見附件14
第六章：違規考覈與處罰
第三十一條、合格供應商名冊是選擇、使用供應商的依據，對於違反本制度選擇供應商的行爲執行如下考覈，見附件15供應商管理制度執行情況考覈處罰表。
第三十二條、工程管理部負責制度執行情況的檢查與考覈，對於違反制度的情況，及時下發整改與處罰通知單，對於年度內連續兩次、累計三次違反制度的採購人員，調離採購崗位。見附件16
第三十三條、工程管理部供應商管理系統管理人員工作紀律、考覈規定見附件17
第三十四條、對於提供虛假資料，騙取合格供應商名冊資格的供應商，一經查實，做無條、件除名處理。
第七章：附則
第三十五條、工程管理部負責本制度的起草和解釋工作。
第三十六條、本制度自下發之日起執行。
第一章 總則
第一條 爲了確保公司採購產品質量的最優，以及給後期產品的'維護、供應商的篩選和進一步合作提供可靠的信息，特製度本制度。
第二條 本制度適用於向公司長期提供大批量的原、輔材料及工具器材等價格較高的物品的廠商，零售商除外。
第二章 具體的管理制度
第一條 供應商的資質
採購人員在選擇供應商時，必須要求供應商提供以下證件的掃描件或是複印件，且必須在相關網站上對其真實性和有效性進行覈實。
1、供應商的企業營業執照、稅務登記證、開戶行賬號;
2、ISO9001/20xx版證書;
3、產品認證資料，如3C認證證書、SGS檢驗報告、ROHS證書等。
4、我方需要其他的資料。
第二條 供應商的基本信息
1、企業的全稱及相應的簡介，詳細的辦公地址
2、公司的固定聯繫方式：固話和傳真等
3、公司的網址
第三條 採購部門在認真的核實了供應商的信息後，需填寫《產品採購單》的基本資料部分，並提交相關部門存檔。
第四條 採購合同及品質保證協議
1、採購合同：採購部門在與供應商進行洽談且達成一致意見後，簽訂的有“供需關係”的法律性文件。採購合同需含有以下內容：一是，雙方的全名、法人代表、聯繫方式(電話、傳真)等信息;二是，所採購物品的名稱、規格、數量、交貨期限等;三是，質量協議，違約責任等。
2、品質保證協議：採購部門在確定供應商之後，需與其簽署品質保證協議，以保證所採購物品和後期服務的質量。品質保證協議需包括以下內容：一是，承諾產品符合本行業的質量標準，不以次充好;二是，若不能履行採購合同的條款，則需承擔的違約責任。
第三章 附則
本制度自公佈之日起開始生效。
供應商管理制度二
爲了進一步適應市場經濟發展，理順公司與供應商之間的供求保障關係充分了解供應商的各項實力，搞好公司內外部的銜接管理，確保滿足安全生產，穩定連續生產的條件，進一步搞好公司生產原格物料保質保量的採購供應工作，特制定供應商管理制度篇：
一、對公司所需的各種原料的生產廠家要廣泛的進行信息收集和了解，對有實力，有信譽的原料生產廠家列入供應商儲備登記表，並逐步收集各類相關資料予以備案。以備供應商選擇時參考。
二、各類供應商選擇，要進行全面的分析瞭解，特別是關係到安全生產的大宗原料、重要備件的A類供應商，要全部充分進行市場調查、及實地考察，索取各種證件資料，如稅務登記、工商登記等資質證明，生產許可證、產品合格證(危險化學品還要索取安全技術說明書和安全標籤)，並對所供原料進行現場取樣分析;B類原料供應商在完備以上資料後，可送樣品來公司進行分析驗證，部分供應商進行現場考察;其它供應商要求資料齊全。資質、資料不齊全供應商選擇的否定條件。
三、經選擇合格的供應商，簽訂供應商合作合同(有效期爲一年)，並建立供應商檔案，各種資質資料裝入供應商檔案中;供應商檔案內的資料要不斷的更新，隨時記錄供應商的最新信息資料。
四、根據供應商的評價辦法，每年對全部的供應商進行一次全面的評價(遇特殊情況可縮短評價時間)，達不到要求的給予淘汰;合格的給予續簽合同。
五、供應商評價條件：
1、產品質量;2、技術服務;3、交貨速度;4、對用戶的需求能否作出快速反應;5、供應商的信譽;6、產品價格;7、延期付款能力;8、銷售人員的素質(才能、品德);9、相關資料的優劣。每項分優秀、良好、較好、差、極差五個等級，從四分到零分依次遞減;36分爲滿分，低於22分淘汰，詳見“供應商評價準則”。
供應商管理制度三
1目的
爲規範供應商管理，建立安全、穩定的供應商隊伍，確保本企業能得到及時、長期、穩定的高質量的物料和服務，防止外購原材料、零件、設備的原因影響產品的質量以及安全事故，特制定本制度。
2範圍
本制度適用於長期向本企業提供原輔材料、零部件、設備以及配套服務的所有供應商。 3職責
3.1 採購部門負責對外原材料的採購、供應商資質鑑定、信用等級評價。
3.2 質量部負責採購產品的抽樣檢驗工作，對供應商品質體系進行評估與定期稽覈。
3.3 總經理負責批准《合格供應商名單》。
4內容
4.1 實施程序
4.1.1 採購部門負責對供應商的管理，生產、質量、技術等部門予以協助。
4.1.2 採購部門進行初步調查，填寫《供應商基本資料表》。調查內容包括供應商的供貨水平、產品質量狀況、價格水平、生產技術水平、財務狀況、信用狀況和管理水平等。
4.2 樣品需求與樣品確認
4.2.1 如企業有樣品需求，由採購部門通知供應商送交樣品，採購人員需對樣品提出詳細的技術質量要求，如品名、規格、包裝方式等。
4.2.2 樣品應爲供應商正常生產情況下的代表性產品，數量應多於兩件。
4.2.3 樣品在送達企業後，由企業的設計部門、質量部門完成對樣品的外觀、性能指標等質量方面的檢驗，並填寫《樣品確認表》。
4.2.3 經確認合格的樣品，需在樣品上貼上樣品標籤，註明合格，標識檢驗狀態。
4.2.4 合格的樣品至少爲兩件，一件返還供應商，作爲供應商生產的依據，一件留在質量部，作爲檢驗的依據。
4.3 管理評審
4.3.1 質量部對《供應商基本資料表》進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應商，召集本部門、採購部門及技術部門，對供應商進行相關評審。
1)企業根據所採購材料對產品質量的影響程度，將採購採購材料分爲關鍵、重要、一般材料三個級別，不同級別實行不同的控制等級。
2)對於提供關鍵與重要材料的供應商，質量部要組織採購部、技術部對供應商進行現場評
審，並由質量部填寫《供應商綜合評價表》，採購部、技術部簽署評審意見。
3)對於提供一般材料的供應商，無需進行現場評審。
4.4 合格供應商名單
4.4.1 採購部門將相關供應商資料經過篩選後，報送企業最高管理者批准，並列入《合格供應商名單》。
4.4.2 原則上一種材料，需準備兩家或兩家以上的合格供應商，以供採購時選擇。
4.4.3 對於唯一或獨佔市場的供應商，可直接列入《合格供應商名單》。如客戶提供供應商名單，採購部必須按客戶提供的供應商名單進行採購，客戶提供的供應商名單直接列入《合格供應商名單》。
4.4.4 《合格供應商名單》要在每次的供應商考覈結果得出後進行修訂。刪除不合格的供應商，重新訂立的《合格供應商名單》經企業最高領導者批准生效。
4.5 對合格供應商的質量監督
4.5.1 質量部和生產部保存供應商的供貨記錄，對於供貨不合格的採購物資，應及時通知供應商，連續三次物資不合格則暫停採購，對不合格的供應商取消其供貨資格並修訂《合格供應商名單》。
4.5.2 合格供應商應每年重新評價一次，由質量部填寫《供應商綜合評價表》，評價結果分合格和不合格兩類，並將評價結果列出清單，合格供應商報企業領導批准後成爲下一年的的合格供應商。
4.6 合格產品供應商檔案建立
4.6.1 採購部負責編制和維護合格供應商檔案以及供應商評價的相關資料等。
5 記錄
《樣品確認表》
《供應商基本資料表》
《合格供應商名單》
《供應商綜合評價表》
●××談判部是代表公司統一採購商品和確定供應商的唯一部門
●在確立合同前，供應商須向談判員提供其廠商資信材料，商品的有關證明及特殊商品政府要求的其它證明（供應商須備有傳真機，否則不能合作）。
☆營業執照、組織機構代碼、稅務登記證複印件。
☆生產許可證/代理證書複印件。
☆質量檢測合格證/衛生檢疫合格證/進京銷售許可（對外埠產品）/商檢證書（對進口產品）。
●××超市總部供應商合同，對××超市各店均有效。供應商和××超市及其各店均需遵守執行。
●合同經雙方確認後，談判部將供應商的基礎資料及合同條款的談判結果錄入電腦傳送到店，並給供應商在××超市唯一一個"廠商編碼"（同一供應商供應××超市不同部組單品，僅在"廠商編號"前加部組號以示區別）。
●××購銷單品清單爲合同的重要附件，該附件爲××超市選購供應商具體單品的依據，是對確認每一單品基礎信息的全面描述。
●購銷單品清單須經雙方簽字確認，確認後談判部將單品基礎信息錄入電腦傳送到店，並給每一供應商的每一單品在××超市唯一一個"單品編碼"。
●供應商基礎資料和其供應的單品基礎信息（單品調整或包裝/規格/價格等）如有變動，須以書面形式提前一個月通知談判員，以便及時更正購銷單品清單，變更電腦系統記錄的供應商基礎資料和單品基礎信息。這樣就會保證訂貨、收驗貨、對帳及結款的順利，提高雙方數據的準確和效率。
●雙方確認合同後並非承諾購買，商品的採購需通過店訂貨單進行。如對合同或購銷單品清單有疑問請與談判員聯繫。
●有關商品及商品促銷的所有問題，供應商應與談判員聯繫解決。
●談判部每星期一、二、四、五爲供應商洽談接待日。爲提高效率，請與談判員預約洽談時間。
●爲節省往返時間，供應商及其單品基礎信息變更和促銷確認請儘量以傳真形式通知談判員。
關於訂/送/驗收貨
●店營業部門依據談判部傳送的供應商及單品基礎資料，根據店內銷售及庫存情況向供應商發送訂單（訂單須是電腦打印，手寫訂單無效）。
●訂單須以傳真方式向供應商下達（非傳真方式供應商可拒絕送貨，並向公司稽覈部反映）。
●供應商收到訂單後，要按訂單及時備貨並按要求時間送到訂貨店的收貨組。
●供應商必須按訂單送貨，與訂單不符收貨部拒絕收貨，商品質量有問題拒絕收貨。同樣錯誤不允許重複發生。
●訂單傳真不清楚或訂量不清楚，請與店指定人員聯繫確認。臨時貨量不足或斷貨，請及時向各店營業主管或經理反映，協商解決方案。長時間（15天以上）斷貨或供應商已停止生產供應的單品請提前一週向談判員反映，以便談判在電腦系統內及時終止，店營業不再訂貨。
●收貨完成後，供應商請在訂/驗貨單上簽字確認。有退貨請確認退價、量、額後，在退貨單上簽字。並記錄訂/驗貨單、退貨單的流水號。
關於對帳和結款
●店財務部覈算員負責與供應商對帳業務。
●在結款日前15天開始對帳。對帳時間爲每星期一至星期五上午9：30到12：00。
●爲節省時間，請供應商在對帳期以傳真形式向覈算員報數，在確認覈算員收到傳真後的最晚第三天覈算員須向供應商電話答覆數額是否相符，如不符雙方應預約時間詳盡覈對。
●對帳完成後，請按雙方覈對的數額開具增值稅票，並請供應商在結款日前至少7天將稅票送至財務部，以保證按期結款。
●供應商第一次辦理結款，請提供：
☆公司授權的結款代表人的證明，包括公司擡頭的信紙、結款代表人的姓名和簽名、蓋有公司章。
☆結款代表人的身份證複印件並加蓋有公司章（A4規格紙張）。
☆供應商的開戶行及帳號。
●供應商發生退票，請用公司擡頭的信紙說明支票作廢原因，並加蓋公司章，同時交納10元手續費。財務部收到作廢支票日起五個工作日後重新開具支票。
●供應商支票遺失，請立即到××超市開戶行掛失。如支票未被冒領，自供應商報告之日起30天后財務部重新開具支票。
關於工作劃分
●談判部談判員負責：供應商的簽約、終止，單品的新增、終止、變價等變更，促銷，贊助費用。
●財務部負責：覈收區談判部談判員與供應商確認的各項贊助費用。
●店營業/收貨組的營業員/主管負責：訂貨、驗貨、退貨。
●店財務部覈算員/會計負責：對帳、結帳、賠償。
●店營業經理負責：長期租用店內堆頭、店內廣告。
供應商在以上各環節遇到問題可投訴於談判部：談判經理/區經理；店內：店長。
關於業務其它要求
●我們合作雙方都希望向顧客提供最低價優質的商品，這樣可以贏得更多的顧客。對於我們雙方，這就意味着銷量的增加和生意的提升。爲此，××超市必須擁有最低成本。
●爲推動店內銷售，××超市要求供應商積極參與促銷，並支持××超市的促銷活動、新店開業和店慶等到活動。
●××超市希望供應商和談判員就商品調整、價格調整、促銷活動等方面多加交流和建議，並願與供應商分享銷售業績和市場信息。
●××超市要求供應商在合作上必須誠實，提供的所有資信和證明材料必須合法真實有效，供應到店的商品必須與談判員洽談選定的商品一致。
●因商品質量問題導致顧客投訴或政府專業部門檢查處罰的，造成××超市相關損失由供應商補償。××超市並視嚴重和影響程度決定是否加重處罰或終止合作。
●××超市規定所有業務洽談必須與談判員在公司的談判間進行，所有業務活動公開。
●××超市爲保護我們合作雙方的利益和顧客的權益及員工隊伍的清廉，所有業務活動公開透明。
●××超市相信供應商給予談判或營業員工的任何好處（如回扣、禮品或其它好處）都會導致雙方經營成本的上升和不必要的費用支出，我們不希望有這種情況發生，所以××超市規定：
☆凡××超市員工，不論職務高低，都不得出於個人利益從與××超市有業務往來的公司或個人，收受任何禮品、小費、現金等形式的饋贈。這些饋贈包括：娛樂活動票券、有價證券、現金或商品形式的回扣，供應商支付的旅行、節日禮物、餐飲等。
☆該規定請供應商支持配合。如供應商出於自身利益賄賂××超市員工，一經發現即終止合作。如××員
工出於個人利益向供應商索要或利用權力壓制供應商的正常合作，請直接向公司稽覈部反映。
☆供應商贊助××超市的任何費用，都須有談判員和供應商雙方確認的××超市的收費單據，供應商憑此單據到財務部交納確定的費用，財務部收訖後在收費單據上核章並向供應商開具相應發票，供應商將財務核章的收費單據交給談判員，談判員將此單據粘貼在合同中。談判員未填收費單據或財務部未開具相應發票，供應商有權拒絕交納。
☆未按時限交納的費用，總部憑確認的合同或收費單據有權從應付貨款中扣除。
關於供應商建議或投訴舉報
●××超市願意聽取接受供應商對雙方業務合作有幫助、生意有提升的好的建議或意見。
●××超市對供應商利益的維護，就是各級嚴格執行雙方確認的合同、協議、單據及公司的規定。供應商對不執行的員工、部門可寫清事實向公司稽覈部投訴舉報。公司對所有投訴舉報內容（信件、陳述、舉報人等）高度保密。
第一節總則
第一條目的
爲了進一步規範應付賬款的管理，達到賬目清晰、合理，提高工作效率，特制定本制度。
第二條範圍
本制度適用於所有供應商的結算管理。（包括現金廠家和代銷廠家）
第三條職責
（一）財務部經理負責本制度的實施和監督。
（二）採購部經理負責結算單的製作。
（三）分管會計負責付款單的製作。
第二節供應商結款管理制度
第一條交卡時間。
（一）現金供應商交結算卡的時間分別爲每月10日和每月20日。
（二）代銷供應商交結算卡的時間爲每月10日。
（三）月清供應商交結算卡的時間爲每月最後一週的週二。
（四）合同中有其他約定的，按照合同執行。
（五）以上時間遇節假日順延。
第二條付款時間
（一）現金供應商付款時間分別爲每月14日和每月24日。
（二）代銷供應商付款時間爲每月18日。
（三）月清供應商付款時間爲每月28日。
（四）預付款每月1日和15日兩次.
（五）合同中有其他約定的，按照合同執行。
（六）以上時間遇節假日順延。
第三條供應商的有效結款憑證。
（一）以受託代銷形式入庫的，合格的《供應商結算卡》爲結算依據。
（二）以採購入庫形式入庫的，合格的《供應商結算卡》和採購入庫單、採購退貨單、差價退補單爲結算依據。並且將所有的入庫單和退貨單按照送貨時間的先後順序排列好，不在本次結款賬期內的單據不要交回來，否則丟失責任自負。
第四條稅票的開具
（一）現金供應商根據上月的送貨金額減去退貨金額開具增值稅專用發票，在交卡時將結算卡和稅票一併交回。以前在仁和有預留稅票的，下次開稅票時，用結款金額減去預留稅票的金額。把以前的稅票消化掉之後，以後每次結款金額必須等於開稅票金額，上下不得浮動10元，這是系統的要求。如果稅票未交回，本月將不能結款。
（二）代銷供應商的發票開具金額，由往來會計於每月供應商交卡前打印出上月結款明細表交出納，出納在收卡小票上標註開票金額，供應商據此開具發票，在結款時將稅票交回。如果稅票未交回，本月將不能結款。
第五條出納在收卡次日上班將結算卡送採購部，採購部收到結算卡的一個工作日完成結算單製作，有退貨需要儲運部填卡的，儲運部要在收到結算卡半天時間完成填卡後轉採購部，採購部於當天下午轉財務部做付款單。由此延誤結款的不得結算。
代銷供應商付款完成進度時間要求：11日出納將卡交採購部，13日前採購部完成結算單，14日上班交儲運部將退貨填入結算卡中午12：00前完成，轉採購部；採購部於14日下午上班前將簽好字的結算單交財務部做付款單；16日前財務部完成付款單製作，17日前審覈完成，相關人員簽完字。
第六條採購部做結算單時要看入庫單、退貨單是否齊全。入庫單未交的本次不結款,退貨單無論是否有無，只要在本月結款範圍內的全部扣除，不全的單據採購部負責通知供應商在結款時補全。並將不在本次結款範圍內的單據交給供應商。
第七條差價退補單要在收卡前請經辦人、採購部經理，分管領導簽字，齊全後送財務做賬。並在做結算單之前在結算卡上填入此筆業務，在經辦人欄中填寫姓名。
第八條採購部在規定時間內將結算單打印出來，經辦人簽字、採購部經理、分管領導簽字後移交財務，交接時雙方要簽字確認卡和單據的正確性。
第九條分管會計做付款單時要覈對結算卡的上次結款日期，結算卡的餘額是否正確，結算卡的發生明細及餘額與業務系統和賬務系統的金額是否一致，合同中的各項條款是否體現，供應商的其他遺留賬務是否覈查，審覈入庫單、退貨單是否齊全等，如有問題，必須查明原因，重新對賬之後方可製作付款單。
第十條綜合會計要按照制單人員的製作順序一一審覈付款單的正確性，如有其它說明，要在簽字時寫清。
第十一條出納於收卡後當天將現金供應商付款總數報財務經理及財務總監；往來會計於16日前將代銷供應商付款總報報財務經理及財務總監。
第十二條付款單上要有制單人、財務部經理、財務總監和總經理的簽字才能付款。
第三節結算卡管理
第一條所有供應商必須使用結算卡，無結算卡的不能辦理往來業務。
第二條結算卡由出納保管，供應商交10元工本費即可購買。
第三條舊卡填滿後供應商要及時到財務辦理購卡、換卡業務。
第四條結算卡在使用前必須填寫：供應商編號、供應商名稱、日期、經辦人姓名、“新卡”或“接上卡”“掛失”等字樣以及公司業務專用章戳記。
第五條舊卡必須由財務部往來會計收回，並加蓋作廢章，整理歸檔，以備查對。
第六條結款時如未付款，出納須收回付款單，並在結算卡相應行的備註欄中標明“付款單已收回”。並將未付款的付款單轉往來會計。
第七條《供應商結算卡》的填寫規定。
（一）結算卡入庫金額、退貨金額、差價退補單由儲運部入庫微機員填寫；結款金額、結算卡餘額由分管會計填寫。
（二）結算卡上入庫微機員必須在經手人欄中的第一列簽名，採購部覈對業務系統後在相應經手人第二欄簽名、標明日期，以示覈對；製作付款單的分管會計在相應經手人的第一列簽名，出納付款後在填結款餘額的行內經手人第二欄簽字、標明日期，證明已付款。
（三）新供應商結算卡由採購部填寫“供應商編號、供應商名稱、日期”，標明“新卡”後簽名。
（四）更換卡時由分管會計填寫“供應商編號、供應商名稱、日期”，並在餘額相應的備註欄中標明“接上卡”後簽名。
（五）結算卡上的“業務專用章”戳記統一由採購部經理加蓋。
（六）結算卡中所填寫的金額一律保留兩位小數，不足兩位的以零補齊，並用人民幣符號在金額前面攔截。
（七）填寫結算卡時，須在“單據號”欄或者“備註”欄中填寫單據編號日期後的所有號碼，結款金額相應的欄目中填寫付款單的編號。
（八）廠家退貨時微機員計算出結算卡餘額並確定退貨金額，電腦數與卡完全一致，餘額充足時方可辦理退貨手續。退貨時須在結算卡上用紅色碳素筆填寫退貨日期、退貨金額、單據編號以及日期後的號碼，並在相應的“經手人”第一欄中籤名。
（九）對賬時分管會計必須在結算卡上標明付款單號、付款金額、結出餘額並在經辦人第一欄中籤名。
（十）結算卡統一用黑色碳素筆填寫，相應人員須簽寫全名。
（十一）結算卡填寫錯誤的必須由財務部經理用紅色碳素筆將錯誤的一覽劃掉（一紅橫線），黑色碳素筆簽名後再在下一欄填寫正確內容，不許塗改、刮擦。
第四節罰則
第一條以上規定中有時間要求的，未按時完成對相關責任人執行失誤提醒
第二條在做結算單或付款過程中出現錯誤，處罰10元/筆，審覈人10元/筆，責任人承擔相應的經濟損失。
第三條未及時填卡或填錯的處罰5元/筆。
第四條違反以上規定視情節輕重給予批評、罰款10-100元或行政處分。
第五條違反以上規定造成損失的由責任人全部承擔。
供應商檔案管理是公司採購管理的重要內容，而不能把它僅僅理解爲是供應商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應商檔案管理系統和供應商管理制度，有利於更好的瞭解供應商之製程能力、品管功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質之產品的能力，是建立長期供需合作關係決策的重要依據。
第一條供應商檔案管理對象：
1、從時間序列來劃分：老供應商、新供應商、未來供應商。新供應商和未來供應商爲重點管理對象。
2、從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的供應商、正在進行交易的供應商和即將進行交易的供應商。對於第一類供應商，不能因爲交易中斷而放棄對其的檔案管理；對於第二類的供應商，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對於第三類供應商，檔案管理的重點是全面蒐集和整理資料，爲即將展開的交易業務準備資料。
3、從供應商性質來劃分：特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司等。這類供應商因其性質、供應特點、供應方式、供應量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。
4、從供應數量和市場地位來劃分：包括主力供應商（供貨時間長、供應量大等），一般供應商。不言而喻，供應商檔案管理的重點應放在主力供應商上。
第二條供應商管理內容
1、供應商基礎資料，即公司所掌握的供應商最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應商檔案管理的起點和基礎。供應商基礎資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、e—mail、網址、負責人、聯繫人；公司概況、設備狀況、人力資源狀況、主要產品及原材料等。
2、供應商特徵：供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。
3、業務狀況：主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯繫及合作態度等。
4、交易活動現狀：主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。
第三條供應商檔案管理方法
1、建立供應商檔案卡。作爲供應商檔案管理的基礎工作，是建立供應商檔案卡（又稱供應商管理卡、供應商資料卡等）。採用卡的形式，主要是爲了填寫、保管和查閱方便。
供應商檔案卡主要記載各供應商的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：
①提供供應商資料卡，由供應商填寫。
②由採購員通過平常的業務活動或其他各種渠道瞭解、收集供應商的相關資料。
③通過本公司和供應商已發生的採購情況（包括產品性能、產品質量、售後服務等實際情況）。
然後根據這三種渠道反饋的信息，對供應商的相關資料進行整理、覈實彙總，填入供應商檔案卡。
2、通過採購員與供應商溝通建立供應商檔案卡的主要做法是：編制供應商信息週報，由彙總整理，週會時上報總經理，據此建立綜合的供應商檔案。
第四條供應商檔案管理應注意問題
1、供應商檔案管理應保持動態性。供應商檔案管理不同於一般的檔案管理。如果一經建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據供應商情況的變化，不斷地加以調整，消除過舊資料；及時補充新資料，不斷地供應商的變化，進行跟蹤記錄。
2、供應商檔案管理的重點不僅應放在現有供應商上，而且還應更多地關注意向供應商，爲公司選擇新應商，開拓新市場提供資料。
3、供應商檔案管理應“用重於管”，提高檔案的質量和效率。不能將供應商檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和有關人員。同時，應利用供應商檔案，作更多的分析，使死檔案變成活資料。
4、借閱供應商檔案時，必須辦理借閱手續。請借閱人員註明借閱期限。
